En cas de contrôle fiscal, les entreprises doivent être en mesure de répondre dans les délais requis aux demandes de l’administration fiscale. Il est donc primordial d’adopter une organisation rigoureuse dans l’archivage de ses documents.
Un archivage consciencieux permet de répondre aux obligations de conservations fiscales et comptables.
L’administration fiscale est en mesure de demander tous documents comptables, inventaires, copies de lettres, justificatifs de recettes et de dépenses permettant de justifier les résultats déclarés par l’entreprise.
Les modalités d’archivage sont laissées à la libre appréciation de l’entreprise.
Les fichiers et documents archivés peuvent ainsi être conservés sur un support informatique interne à l’entreprise (serveur, disque dur, clef USB, CD- ou DVD-ROM) ou confiés à un tiers-archiveur.
Cependant, le support informatique doit être pérenne et lisible durant toute la durée de conservation. Mieux vaut donc éviter les clefs USB, disques durs… qui s’avèrent ne pas être assez fiables sur la durée.
Plusieurs types de sanctions existent en cas de non transmission des éléments à l’administration. Voici quelques exemples :
Dans le cas de l’examen de comptabilité, l’absence de remise du FEC (fichier informatique portant sur l’ensemble des écritures des journaux comptables) est sanctionnée par une amende de 5 000 €. Cette amende est applicable pour chaque exercice pour lequel le contribuable n’est pas capable de présenter la comptabilité sous forme dématérialisée.
Dans le cadre des contrôles fiscaux des comptabilités informatisées (CFCI), le défaut de présentation des documents, données et traitements nécessaires est sanctionné par une amende de 5 000 €.
Sont également sanctionnés par une amende de 1 500 € l’absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication de l’administration.
Soyez Vigilants !
Pour connaître les obligations en matière de durée de conservation, cliquez ici: 2L CONSEIL DUREE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS
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